Compte rendu de l’Assemblée Générale du 29 janvier 2018


Date de l’Assemblée : 29 Janvier 2018

Heure : 10h

Lieu : Ambassade de France – Lisbonne.

Mme Christine JOY, présidente de Lisbonne Accueil remercie monsieur l’Ambassadeur et son épouse
pour leur accueil chaleureux et pour avoir autorisé l’organisation de l’assemblée générale ordinaire de
LISBONNE ACCUEIL dans les locaux de l’Ambassade de France.

Point 1 – Election de la table de l’Assemblée (3 membres bénévoles pour deux ans)

  • Mme l’Ambassadrice Isabella CASA quitte son poste de Présidente
  • Mme Fabienne CARIDROIT quitte son poste de Secrétaire
  • Mme Christine JOY quitte son poste de Vice-Présidente

Election des trois membres bénévoles :

  • Mme Jocelyne FOUGAIROLLE: élue Présidente
  • Mme Françoise BONNE : élue Vice-Présidente
  • Mme Carole MAC VEIGH : élue Secrétaire

Vote :
Qui est CONTRE : 0
Qui S’ABSTIENT : 0
Qui est POUR : l’ensemble des votants
L’élection de la table de l’assemblée a été votée à l’unanimité.

Intervention de Mme Jocelyne FOUGAIROLLE – points abordés :

  • Remerciements
  • Le minimum de 69 votants est atteint : 136 familles inscrites. Actuellement 35 familles présentes
    dans la salle. 38 procurations données => Un total de 73 votants.
  • Enonciation de la liste des 38 procurations données.
  • Rappel de l’ordre du jour préalablement envoyé par e-mail : élection de la table de l’Assemblée ;
    compte rendu du Conseil d’Administration ; rapport des activités 2017 ; rapport financier et
    approbation des comptes 2017 ; renouvellement de 3 membres du Conseil d’Administration ;
    élection du Conseil Fiscal ; approbation du règlement intérieur de l’association Lisbonne Accueil ;
    questions diverses.

Point 2 – Compte rendu du Conseil d’Administration 2017 (Mme Christine JOY)

  • Le Conseil d’Administration s’est réuni 1 fois/mois sauf au mois d’août, suite à la convocation par la
    Présidente et la proposition d’un ordre du jour.
  • Participation de membres actifs bénévoles comme Mme Fabienne PATTI, personne qui organise les
    afterworks et les petits déjeuners, Nicole FINES-SCHLUMBERGER, Anne CALVY pour la rencontre
    autour des livres, Julia Martane pour le yoga, Christine Mille pour la cuisine, Michel SINTES pour les
    conférences, Ana et Fernanda pour les conversations en portugais…
  • Création d’une antenne Lisbonne Accueil à Setúbal (responsable : M. André MARLET) – antenne
    sous la responsabilité de l’association Lisbonne Accueil (Conseil d’Administration et Trésorerie). Les
    cotisations et les adhésions sont gérées par Lisbonne Accueil. L’antenne de Setúbal propose chaque
    mois des activités qui seront mentionnées dans la newsletter de Lisbonne Accueil mais l’antenne
    peut organiser des activités qui lui seront propres. Belle initiative. Proposition de rejoindre
    Lisbonne Accueil plutôt que de créer une nouvelle association à Setúbal. Autorisation obtenue de la
    FIAFE après soumission de création d’antenne. La FIAFE ne souhaitait pas qu’une association «
    Setúbal Accueil » soit créée.
  • Nombre d’adhérents 137 familles dont 23 de Setúbal : 130 femmes ; 112 hommes ; 67 enfants =>
    Association multi générationnelle ce qui fait son originalité. 309 membres dont 38 de Setúbal.
  • Envoi de la newsletter chaque mois par mail et constatation que peu de personnes ouvrent cette
    newsletter (effort à faire car cela demande beaucoup de travail). Le guide d’accueil a été réimprimé
    cette année en 150 exemplaires et distribué à tous les nouveaux membres. Remise des guides
    d’accueil aujourd’hui à André MARLET qui se chargera de les remettre aux membres de l’antenne
    de Setúbal.
  • Site internet de l’association partiellement mis à jour. M. André MARLET s’est proposé pour le
    mettre à jour et pour l’animer. Le groupe Facebook fonctionne bien. Mme Maddy ROUCHOUSE
    responsable au début puis Mme Christine JOY. Tous les évènements et les photos y sont intégrés.
  • Elaboration d’un règlement intérieur, soumis et approuvé par la FIAFE.
  • Cotisation de 35 € / famille, de septembre à septembre. Pour les nouveaux adhérents à partir
    d’avril, cotisation ramenée à 20 €. Tarif étudiants de 15 € pour les moins de 25 ans.
  • Protocole de partenariat signé avec l’association RE-UNIR. Certaines activités partagées auxquelles
    les membres de l’association Lisbonne Accueil peuvent participer.
  • 3 personnes du Conseil d’Administration ont donné leur démission : Mme Fabienne CARIDROIT,
    Mme Maddy ROUCHOUSE et Mme Servane DE VITTON.
  • Décision d’élire 3 nouveaux membres au Conseil Fiscal : l’année dernière il n’y avait pas de
    membres bénévoles pour constituer le bureau, donc cumul des tâches et contribution des conjoints
    respectifs au Conseil Fiscal => manque de transparence, donc nécessité d’élire 3 membres fiscaux
    qui sont indépendants du Conseil d’Administration.
  • Exclusion d’un membre de l’association au début de l’année 2017 sous la décision de l’ancien
    Conseil d’Administration.
  • Une Assemblée s’est tenue le 2 mai 2017, certaines personnes ont demandé pourquoi une nouvelle
    Assemblée en janvier 2018 : pas d’Assemblée Générale depuis 2 ans. Les comptes financiers de
    2015 et 2016 ont été réunis, la Présidente a démissionné et c’est Mme Christine JOY qui a pris la
    Présidence => important de faire un point en janvier. De plus, cela représentait beaucoup de travail.
    Mme Christine JOY s’est donc entourée d’une Trésorière (remerciements à Mme Maddy
    ROUCHOUSE) et de membres actifs comme Mme Fabienne CARIDROIT (remerciements pour
    l’organisation de la chasse au trésor et du goûter de Noël pour les enfants), Mme Servane DE
    VITTON (remerciements pour l’organisation des rencontres parents/enfants). Cette dernière a
    démissionné du Conseil d’Administration.

Questions sur ce point 2 ? Aucune.

Vote :
Qui est CONTRE sur ce qui a été dit au point 2 ? 0
Qui S’ABSTIENT sur ce qui a été dit au point 2 ? 0
Qui est POUR ce qui a été dit au point 2 ? l’ensemble des votants
Le compte-rendu du conseil d’administration a été adopté à l’unanimité.

Point 3 – Rapport des activités 2017

  • Crescendo : moyen au mois de mai et juin et plus d’activités à partir de septembre.
  • Rappel des différentes activités par mois par Mme Christine JOY (réf. Rapport des activités 2017)
  • AGO le 2 mai 2017 : 22 personnes présentes (18 votes) – 12 procurations – adhérents 58 familles.
  • Cours de fitness (Mme Maddy ROUCHOUSE), pas de grands succès.
  • Nouvel atelier cuisine avec Mme Christine MILLE (environ 7 personnes).
  • Report du concours photo car 1 seul participant.
  • Août : vacances.
  • Reprise avec le café de la rentrée (120 personnes présentes). Refus de personnes car pas inscrites
    donc entrée à l’Ambassade interdite.
  • Randonnées, pas de grands succès. Retrait de cette activité car il était convenu que celle-ci soit
    ouverte uniquement aux membres de Lisbonne Accueil et ça n’a pas été le cas.
  • Atelier couture avec Mme Suelly OGEE => activité définitivement close. Mais les personnes
    intéressées peuvent prendre directement contact avec Mme Suelly OGEE.
  • Atelier de feutrine=> pas de succès.
  • Cycle de 4 conférences avec M. Michel SINTES
  • Nouveau = cours de conversation en portugais à Parede (6 personnes env.)

Questions sur ce point 3 ?

  • Comment peut-on s’inscrire aux cours de conversation ? Réponse : Dans la newsletter l’e-mail de la
    personne à contacter est indiqué. Inscription uniquement par e-mail.
  • Existe-t-il des cours de conversation à Setúbal ? M. Raymond PACAUT a essayé de s’inscrire à
    l’Alliance Française il y a un certain temps, sans succès. Réponse : depuis, l’Alliance française donne
    des cours de portugais régulièrement et c’est ainsi que André MARLET et Annie HODOUIN ont
    débuté, ce qui est à l’origine de la création du groupe de Setubal. Il existe deux associations
    gratuites à Setúbal pour faire des cours de conversation.
  • Qui serait intéressé par un atelier de peinture ? Réponse : plusieurs personnes donc possibilité de le
    mettre en place. Contacts : Mme Suelly OGGE ou Mme Dominique URCUN.
  • Cinéma sur Lisbonne ? Réponse : à mettre en place comme Cinéma Cascais. Il faut trouver un
    bénévole.
  • Mme l’Ambassadrice Isabella CASA indique qu’il y a un opéra une fois par mois à Amoreiras. Si un
    adhérent veut prendre en charge cette activité, il sera le bienvenu.
  • Suggestion d’un stage d’initiation à la sculpture de la terre (modelage) à Setúbal.

Vote :
Qui est CONTRE sur ce qui a été dit au point 3 ? 0
Qui S’ABSTIENT sur ce qui a été dit au point 3 ? 0
Qui est POUR ce qui a été dit au point 3 ? L’ensemble des votants
Le rapport d’activités est adopté à l’unanimité.

Point 4 – Rapport financier et approbation des comptes

  • Intervention du Président du Conseil fiscal M. Aldert ENGELSMAN pour transmettre le rapport du
    conseil fiscal : Bravo à Mme Maddy ROUCHOUSE, aucune irrégularité et très bon travail. Déficit de
    0.08 € car un adhérent doit rembourser cette somme. Le Président du Conseil Fiscal recommande
    que les cotisations soient payées par virement plutôt qu’en espèces.
  • Intervention de Mme Maddy ROUCHOUSE = présentation des comptes 2017 (réf. Document
    Comptes Lisbonne Accueil Année 2017 envoyé le 13/01/2018 par e-mail). Mise à disposition pour
    consultation, du livre des mouvements et des extraits de compte bancaire.
    Questions sur ce point 4 ?
  • M. Etienne SNOLLAERTS : vous n’avez pas de recettes publicitaires ? Réponse de Mme Maddy
    ROUCHOUSE : Si nous devions avoir des recettes publicitaires nous devrions être en mesure
    d’émettre des factures. Or, en tant qu’association nous ne sommes pas habilités pour cela.
  • Comment procédez-vous pour l’intégration des cotisations de Setúbal ? Réponse de Mme Maddy
    ROUCHOUSE : Celles-ci sont intégrées / mélangées avec les cotisations de Lisbonne.

Vote :
Qui est CONTRE sur ce qui a été dit au point 4 ? 0
Qui S’ABSTIENT sur ce qui a été dit au point 4 ? 0
Qui est POUR ce qui a été dit au point 4 ? L’ensemble des votants
Le Rapport financier et l’approbation des comptes ont été approuvés à l’unanimité.

Point 5 – Renouvellement de 3 membres bénévoles au Conseil d’Administration

  • Remerciements à Mme Maddy ROUCHOUSE pour la gestion de la trésorerie.
  • Pour l’antenne de Setúbal, ne pas hésiter à demander au conseil d’administration des activités à
    offrir aux membres de Setúbal.
  • 3 démissions au Conseil d’Administration : Mme Maddy ROUCHOUSE, Mme Fabienne CARIDROIT et
    Mme Servane DE VITTON.
  • Election de 3 nouveaux membres bénévoles au Conseil d’Administration :
    • Trésorerie : Mme Marie DIQUERO
    • Vice – Président : M. André MARLET qui représente aussi l’antenne de Setúbal.
    • Vogal (rôle : remplacer n’importe quel poste) : M. Raymond PACAUT, également membre de
      l’équipe de Setúbal.

Questions sur ce point 5 ? Aucune

Vote :
Qui est CONTRE sur ce qui a été dit au point 5 ? 0
Qui S’ABSTIENT sur ce qui a été dit au point 5 ? 0
Qui est POUR ce qui a été dit au point 5 ? L’ensemble des votants
L’élection de trois nouveaux membres au Conseil d’Administration a été approuvée à l’unanimité.

POUR INFORMATION : NOUVELLE COMPOSITION DU CONSEIL D’ADMINISTRATION :
Présidente : Christine JOY
Vice-président : André MARLET (nouveau)
Trésorière : Marie DIQUERO (nouveau)
Secrétaire : Iléana ENGELSMAN
Vogal : Raymond PACAUT (nouveau)

Point 6 – Election du Conseil Fiscal

  • Démission de 3 membres du Conseil Fiscal : M. Aldert ENGELSMAN, M. Paulo DE FREITAS et Mme
    Fabienne CARIDROIT (au poste de secrétaire)
  • Renouvellement de 3 membres du Conseil Fiscal, totalement indépendants du Conseil
    d’Administration :

    • Présidente : Mme Gisèle PASQUA, elle contrôle les comptes financiers de LISBONNE
      ACCUEIL.
    • Mme Fabienne CARIDROIT
    • Secrétaire : Mr Jean MERLIER
  • Rôle du Conseil Fiscal: vérifier tous les mouvements de trésorerie au sein de l’association

Questions sur ce point 6 ?

  • Qu’est-ce qu’un Conseil Fiscal ? Doit-il connaître les règles fiscales du Portugal ? Réponse : Lisbonne
    Accueil est une association de droit portugais, un conseiller fiscal dans ce cadre est donc un
    contrôleur des comptes. Pas de lien avec la fiscalité à appliquer dans le pays en question.

Vote :
Qui est CONTRE sur ce qui a été dit au point 6 ? 0
Qui S’ABSTIENT sur ce qui a été dit au point 6 ? 0
Qui est POUR ce qui a été dit au point 6 ? L’ensemble des votants
L’élection du conseil fiscal est approuvée à l’unanimité.

Point 7 – Approbation du règlement intérieur

  • Rappel à toutes les personnes présentes dans la salle que la proposition du règlement intérieur a
    été envoyée par e-mail avant l’Assemblée Générale.

Questions sur ce point 7 ?

  • Nous n’avons pas reçu le règlement intérieur, ni les comptes de l’association par e-mail. Mme
    Christine JOY confirme qu’elle a bien envoyé ces deux éléments à tous les membres de Lisbonne
    Accueil et qu’elle n’a reçu aucun mail d’erreur en retour.
  • La Présidente de la table de l’Assemblée, Mme Jocelyne FOUGAIROLLE demande à l’assemblée si
    besoin de relire le règlement intérieur. Relecture du règlement intérieur par Mme Christine JOY à
    toute l’assemblée.

Vote :
Qui est CONTRE le règlement intérieur ? 0
Qui S’ABSTIENT le règlement intérieur ? 0
Qui est POUR le règlement intérieur ? L’ensemble des votants
Le règlement intérieur a été approuvé à l’unanimité.

Point 8 – Questions diverses

Pas de questions dans l’assemblée.

Clôture l’Assemblée Générale de Lisbonne Accueil à 11h48.

Remerciements.

Les membres se sont réunis autour d’un buffet offert par l’Ambassade de France à Lisbonne