Gestion de l’association

Date de l’Assemblée : 29 Janvier 2018  |  Heure : 10h  |  Lieu : Ambassade de France – Lisbonne.

Mme Christine JOY, présidente de Lisbonne Accueil remercie monsieur l’Ambassadeur et son épouse pour leur accueil chaleureux et pour avoir autorisé l’organisation de l’assemblée générale ordinaire de LISBONNE ACCUEIL dans les locaux de l’Ambassade de France.

Point 1 – Election de la table de l’Assemblée (3 membres bénévoles pour deux ans)

• Mme l’Ambassadrice Isabella CASA quitte son poste de Présidente
• Mme Fabienne CARIDROIT quitte son poste de Secrétaire
• Mme Christine JOY quitte son poste de Vice-Présidente

Election des trois membres bénévoles :

• Mme Jocelyne FOUGAIROLLE: élue Présidente
• Mme Françoise BONNE : élue Vice-Présidente
• Mme Carole MAC VEIGH : élue Secrétaire

Vote :
Qui est CONTRE : 0
Qui S’ABSTIENT : 0
Qui est POUR : l’ensemble des votants
L’élection de la table de l’assemblée a été votée à l’unanimité.

Intervention de Mme Jocelyne FOUGAIROLLE – points abordés :

• Remerciements
• Le minimum de 69 votants est atteint : 136 familles inscrites. Actuellement 35 familles présentes dans la salle. 38 procurations données => Un total de 73 votants.
• Enonciation de la liste des 38 procurations données.
• Rappel de l’ordre du jour préalablement envoyé par e-mail : élection de la table de l’Assemblée ; compte rendu du Conseil d’Administration ; rapport des activités 2017 ; rapport financier et approbation des comptes 2017 ; renouvellement de 3 membres du Conseil d’Administration ; élection du Conseil Fiscal ; approbation du règlement intérieur de l’association Lisbonne Accueil ; questions diverses.

Point 2 – Compte rendu du Conseil d’Administration 2017 (Mme Christine JOY)

• Le Conseil d’Administration s’est réuni 1 fois/mois sauf au mois d’août, suite à la convocation par la Présidente et la proposition d’un ordre du jour.
• Participation de membres actifs bénévoles comme Mme Fabienne PATTI, personne qui organise les afterworks et les petits déjeuners, Nicole FINES-SCHLUMBERGER, Anne CALVY pour la rencontre autour des livres, Julia Martane pour le yoga, Christine Mille pour la cuisine, Michel SINTES pour les conférences, Ana et Fernanda pour les conversations en portugais…
• Création d’une antenne Lisbonne Accueil à Setúbal (responsable : M. André MARLET) – antenne sous la responsabilité de l’association Lisbonne Accueil (Conseil d’Administration et Trésorerie). Les cotisations et les adhésions sont gérées par Lisbonne Accueil. L’antenne de Setúbal propose chaque mois des activités qui seront mentionnées dans la newsletter de Lisbonne Accueil mais l’antenne peut organiser des activités qui lui seront propres. Belle initiative. Proposition de rejoindre Lisbonne Accueil plutôt que de créer une nouvelle association à Setúbal. Autorisation obtenue de la FIAFE après soumission de création d’antenne. La FIAFE ne souhaitait pas qu’une association « Setúbal Accueil » soit créée.
• Nombre d’adhérents 137 familles dont 23 de Setúbal : 130 femmes ; 112 hommes ; 67 enfants => Association multi générationnelle ce qui fait son originalité. 309 membres dont 38 de Setúbal.
• Envoi de la newsletter chaque mois par mail et constatation que peu de personnes ouvrent cette newsletter (effort à faire car cela demande beaucoup de travail). Le guide d’accueil a été réimprimé cette année en 150 exemplaires et distribué à tous les nouveaux membres. Remise des guides d’accueil aujourd’hui à André MARLET qui se chargera de les remettre aux membres de l’antenne de Setúbal.
• Site internet de l’association partiellement mis à jour. M. André MARLET s’est proposé pour le mettre à jour et pour l’animer. Le groupe Facebook fonctionne bien. Mme Maddy ROUCHOUSE responsable au début puis Mme Christine JOY. Tous les évènements et les photos y sont intégrés.
• Elaboration d’un règlement intérieur, soumis et approuvé par la FIAFE.
• Cotisation de 35 € / famille, de septembre à septembre. Pour les nouveaux adhérents à partir d’avril, cotisation ramenée à 20 €. Tarif étudiants de 15 € pour les moins de 25 ans.
• Protocole de partenariat signé avec l’association RE-UNIR. Certaines activités partagées auxquelles les membres de l’association Lisbonne Accueil peuvent participer.
• 3 personnes du Conseil d’Administration ont donné leur démission : Mme Fabienne CARIDROIT, Mme Maddy ROUCHOUSE et Mme Servane DE VITTON.
• Décision d’élire 3 nouveaux membres au Conseil Fiscal : l’année dernière il n’y avait pas de membres bénévoles pour constituer le bureau, donc cumul des tâches et contribution des conjoints respectifs au Conseil Fiscal => manque de transparence, donc nécessité d’élire 3 membres fiscaux qui sont indépendants du Conseil d’Administration.
• Exclusion d’un membre de l’association au début de l’année 2017 sous la décision de l’ancien Conseil d’Administration.
• Une Assemblée s’est tenue le 2 mai 2017, certaines personnes ont demandé pourquoi une nouvelle Assemblée en janvier 2018 : pas d’Assemblée Générale depuis 2 ans. Les comptes financiers de 2015 et 2016 ont été réunis, la Présidente a démissionné et c’est Mme Christine JOY qui a pris la Présidence => important de faire un point en janvier. De plus, cela représentait beaucoup de travail. Mme Christine JOY s’est donc entourée d’une Trésorière (remerciements à Mme Maddy ROUCHOUSE) et de membres actifs comme Mme Fabienne CARIDROIT (remerciements pour l’organisation de la chasse au trésor et du goûter de Noël pour les enfants), Mme Servane DE VITTON (remerciements pour l’organisation des rencontres parents/enfants). Cette dernière a démissionné du Conseil d’Administration.

Questions sur ce point 2 ? Aucune.

Vote :
Qui est CONTRE sur ce qui a été dit au point 2 ? 0
Qui S’ABSTIENT sur ce qui a été dit au point 2 ? 0
Qui est POUR ce qui a été dit au point 2 ? l’ensemble des votants
Le compte-rendu du conseil d’administration a été adopté à l’unanimité.

Point 3 – Rapport des activités 2017

• Crescendo : moyen au mois de mai et juin et plus d’activités à partir de septembre.
• Rappel des différentes activités par mois par Mme Christine JOY (réf. Rapport des activités 2017)
• AGO le 2 mai 2017 : 22 personnes présentes (18 votes) – 12 procurations – adhérents 58 familles.
• Cours de fitness (Mme Maddy ROUCHOUSE), pas de grands succès.
• Nouvel atelier cuisine avec Mme Christine MILLE (environ 7 personnes).
• Report du concours photo car 1 seul participant.
• Août : vacances.
• Reprise avec le café de la rentrée (120 personnes présentes). Refus de personnes car pas inscrites donc entrée à l’Ambassade interdite.
• Randonnées, pas de grands succès. Retrait de cette activité car il était convenu que celle-ci soit ouverte uniquement aux membres de Lisbonne Accueil et ça n’a pas été le cas.
• Atelier couture avec Mme Suelly OGEE => activité définitivement close. Mais les personnes intéressées peuvent prendre directement contact avec Mme Suelly OGEE.
• Atelier de feutrine=> pas de succès.
• Cycle de 4 conférences avec M. Michel SINTES
• Nouveau = cours de conversation en portugais à Parede (6 personnes env.)

Questions sur ce point 3 ?

• Comment peut-on s’inscrire aux cours de conversation ? Réponse : Dans la newsletter l’e-mail de la personne à contacter est indiqué. Inscription uniquement par e-mail.
• Existe-t-il des cours de conversation à Setúbal ? M. Raymond PACAUT a essayé de s’inscrire à l’Alliance Française il y a un certain temps, sans succès. Réponse : depuis, l’Alliance française donne des cours de portugais régulièrement et c’est ainsi que André MARLET et Annie HODOUIN ont débuté, ce qui est à l’origine de la création du groupe de Setubal. Il existe deux associations gratuites à Setúbal pour faire des cours de conversation.
• Qui serait intéressé par un atelier de peinture ? Réponse : plusieurs personnes donc possibilité de le mettre en place. Contacts : Mme Suelly OGGE ou Mme Dominique URCUN.
• Cinéma sur Lisbonne ? Réponse : à mettre en place comme Cinéma Cascais. Il faut trouver un bénévole.
• Mme l’Ambassadrice Isabella CASA indique qu’il y a un opéra une fois par mois à Amoreiras. Si un adhérent veut prendre en charge cette activité, il sera le bienvenu.
• Suggestion d’un stage d’initiation à la sculpture de la terre (modelage) à Setúbal.

Vote :
Qui est CONTRE sur ce qui a été dit au point 3 ? 0
Qui S’ABSTIENT sur ce qui a été dit au point 3 ? 0
Qui est POUR ce qui a été dit au point 3 ? L’ensemble des votants
Le rapport d’activités est adopté à l’unanimité.

Point 4 – Rapport financier et approbation des comptes

• Intervention du Président du Conseil fiscal M. Aldert ENGELSMAN pour transmettre le rapport du conseil fiscal : Bravo à Mme Maddy ROUCHOUSE, aucune irrégularité et très bon travail. Déficit de 0.08 € car un adhérent doit rembourser cette somme. Le Président du Conseil Fiscal recommande que les cotisations soient payées par virement plutôt qu’en espèces.
• Intervention de Mme Maddy ROUCHOUSE = présentation des comptes 2017 (réf. Document Comptes Lisbonne Accueil Année 2017 envoyé le 13/01/2018 par e-mail). Mise à disposition pour consultation, du livre des mouvements et des extraits de compte bancaire. Questions sur ce point 4 ?
• M. Etienne SNOLLAERTS : vous n’avez pas de recettes publicitaires ? Réponse de Mme Maddy ROUCHOUSE : Si nous devions avoir des recettes publicitaires nous devrions être en mesure d’émettre des factures. Or, en tant qu’association nous ne sommes pas habilités pour cela.
• Comment procédez-vous pour l’intégration des cotisations de Setúbal ? Réponse de Mme Maddy ROUCHOUSE : Celles-ci sont intégrées / mélangées avec les cotisations de Lisbonne.

Vote :
Qui est CONTRE sur ce qui a été dit au point 4 ? 0
Qui S’ABSTIENT sur ce qui a été dit au point 4 ? 0
Qui est POUR ce qui a été dit au point 4 ? L’ensemble des votants
Le Rapport financier et l’approbation des comptes ont été approuvés à l’unanimité.

Point 5 – Renouvellement de 3 membres bénévoles au Conseil d’Administration

• Remerciements à Mme Maddy ROUCHOUSE pour la gestion de la trésorerie.
• Pour l’antenne de Setúbal, ne pas hésiter à demander au conseil d’administration des activités à offrir aux membres de Setúbal.
• 3 démissions au Conseil d’Administration : Mme Maddy ROUCHOUSE, Mme Fabienne CARIDROIT et Mme Servane DE VITTON.
• Election de 3 nouveaux membres bénévoles au Conseil d’Administration :
  • Trésorerie : Mme Marie DIQUERO
  • Vice – Président : M. André MARLET qui représente aussi l’antenne de Setúbal.
  • Vogal (rôle : remplacer n’importe quel poste) : M. Raymond PACAUT, également membre de l’équipe de Setúbal.

Questions sur ce point 5 ? Aucune

Vote :
Qui est CONTRE sur ce qui a été dit au point 5 ? 0
Qui S’ABSTIENT sur ce qui a été dit au point 5 ? 0
Qui est POUR ce qui a été dit au point 5 ? L’ensemble des votants
L’élection de trois nouveaux membres au Conseil d’Administration a été approuvée à l’unanimité.

POUR INFORMATION : NOUVELLE COMPOSITION DU CONSEIL D’ADMINISTRATION :
Présidente : Christine JOY
Vice-président : André MARLET (nouveau)
Trésorière : Marie DIQUERO (nouveau)
Secrétaire : Iléana ENGELSMAN
Vogal : Raymond PACAUT (nouveau)

Point 6 – Election du Conseil Fiscal

• Démission de 3 membres du Conseil Fiscal : M. Aldert ENGELSMAN, M. Paulo DE FREITAS et Mme Fabienne CARIDROIT (au poste de secrétaire)
• Renouvellement de 3 membres du Conseil Fiscal, totalement indépendants du Conseil d’Administration :
  • Présidente : Mme Gisèle PASQUA, elle contrôle les comptes financiers de LISBONNE ACCUEIL.
  • Mme Fabienne CARIDROIT
  • Secrétaire : Mr Jean MERLIER
• Rôle du Conseil Fiscal: vérifier tous les mouvements de trésorerie au sein de l’association

Questions sur ce point 6 ?

• Qu’est-ce qu’un Conseil Fiscal ? Doit-il connaître les règles fiscales du Portugal ? Réponse : Lisbonne Accueil est une association de droit portugais, un conseiller fiscal dans ce cadre est donc un contrôleur des comptes. Pas de lien avec la fiscalité à appliquer dans le pays en question.

Vote :
Qui est CONTRE sur ce qui a été dit au point 6 ? 0
Qui S’ABSTIENT sur ce qui a été dit au point 6 ? 0
Qui est POUR ce qui a été dit au point 6 ? L’ensemble des votants
L’élection du conseil fiscal est approuvée à l’unanimité.

Point 7 – Approbation du règlement intérieur

• Rappel à toutes les personnes présentes dans la salle que la proposition du règlement intérieur a été envoyée par e-mail avant l’Assemblée Générale.

Questions sur ce point 7 ?

• Nous n’avons pas reçu le règlement intérieur, ni les comptes de l’association par e-mail. Mme Christine JOY confirme qu’elle a bien envoyé ces deux éléments à tous les membres de Lisbonne Accueil et qu’elle n’a reçu aucun mail d’erreur en retour.
• La Présidente de la table de l’Assemblée, Mme Jocelyne FOUGAIROLLE demande à l’assemblée si besoin de relire le règlement intérieur. Relecture du règlement intérieur par Mme Christine JOY à toute l’assemblée.

Vote :
Qui est CONTRE le règlement intérieur ? 0
Qui S’ABSTIENT le règlement intérieur ? 0
Qui est POUR le règlement intérieur ? L’ensemble des votants
Le règlement intérieur a été approuvé à l’unanimité.

Point 8 – Questions diverses

Pas de questions dans l’assemblée.

Clôture l’Assemblée Générale de Lisbonne Accueil à 11h48.

Remerciements.

Les membres se sont réunis autour d’un buffet offert par l’Ambassade de France à Lisbonne.

ARTICLE 1 – Le présent Règlement Intérieur a pour objet de définir ou de préciser les règles de fonctionnement de l’association LISBONNE ACCUEIL en conformité avec ses Statuts régulièrement déposés. Il est destiné à tous les membres ainsi qu’à chaque nouvel adhérent lors de leur adhésion. Une copie de ce règlement intérieur est déposée au Consulat de France à Lisbonne et un autre auprès de la FIAFE à Paris.

ARTICLE 2 – Il peut être modifié par l’Assemblée Générale de l’Association, réunie et délibérant dans les conditions statutaires et réglementaires aux propositions du Conseil d’Administration.

ARTICLE 3 – MEMBRES DE L’ASSOCIATION : La définition des différentes catégories de membres, ainsi que de leurs prérogatives et de leurs obligations respectives, figurent dans les Statuts de l’association.

ARTICLE 4 – ADHESION : L’adhésion à l’association se fait chaque année en septembre. Toutefois l’association LISBONNE ACCUEIL peut accueillir à tout moment de nouveaux membres. Ceux-ci devront remplir un bulletin d’adhésion, le transmettre à un membre du Bureau et s’acquitter de sa cotisation.

ARTICLE 5 – COTISATION : Le montant des cotisations est fixé annuellement par l’Assemblée Générale sur proposition du Conseil d’Administration. L’appel des cotisations est fait, par le Trésorier chaque année en septembre. L’exercice débutant le 1er septembre de chaque année pour se terminer le 31 aout de l’année suivante. L’association peut accueillir, à tout moment, de nouveaux membres. La cotisation peut être minorée à partir 1er avril pour l’exercice en cours uniquement. Toute cotisation versée à l’association est définitivement acquise Aucun remboursement ne peut être exigé en cas de démission, d’exclusion ou décès d’un membre en cours d’année.
L’argent des cotisations sert à couvrir :

• Les frais de fonctionnement : frais postaux, fournitures de papeterie et d’informatique.
• Tous frais de déplacements pour la bonne gestion de l’association.
• La cotisation annuelle à la FIAFE et le voyage de notre représentant à l’assemblée générale
  de la FIAFE si décidée par le conseil d’administration de LISBONNE ACCUEIL.
• Offrir le guide d’accueil
• Certaines activités (Noël des enfants, récompenses à un concours, galette des rois, café de
  rentrée, visite de musée, …)

Un tarif spécial étudiant (-25ans) sera mis en place chaque année.

ARTICLE 6 – EXCLUSION : Seuls les cas de non respect des règles établies, attitude portant atteinte à l’association, fautes intentionnelles ou refus du paiement de la cotisation annuelle peuvent déclencher une procédure d’exclusion. Celle-ci doit être prononcée par le Bureau après avoir entendu le membre concerné. Celui-ci peut se faire assister d’un membre de l’association.

ARTICLE 7 – ASSEMBLEE GENERALE : Il et entendu que, la cotisation s’entend pour une famille. En conséquence, la famille ne dispose que d’une voix lors des votes en Assemblées Générales.

ARTICLE 8 – ANTENNE : L’Antenne dépend juridiquement et financièrement de LISBONNE ACCUEIL par contre elle est autonome au niveau de ses activités qu’elle doit soumettre pour approbation chaque mois au conseil d’administration. Les membres de l’Antenne font partie intégrante de LISBONNE ACCUEIL. Le responsable de l’Antenne sera choisi parmi ses membres – sous réserve d’approbation par le conseil d’administration de LISBONNE ACCUEIL. IL assure la coordination des activités de l’Antenne,
sa gestion et la coordination avec LISBONNE ACCUEIL. Pour ce faire il fera partie du Bureau de LISBONNE ACCUEIL.

ARTICLE 9 – ANNUAIRE : La liste des membres est strictement confidentielle. Elle ne peut être vendue ni transmise à des fins commerciales. Néanmoins un annuaire des membres de LISBONNE ACCUEIL est distribué aux membres exclusivement chaque année en octobre et mis à jour mensuellement, si besoin est. L’inscription y est soumise à l’approbation des membres.

ARTICLE 10 – Aucun membre de l’association LISBONNE ACCUEIL ne peut, à quelque titre que ce soit, se prévaloir de son appartenance à l’association pour appuyer ses ambitions personnelles, politiques ou autres.

ARTICLE 11 – Aucun membre de l’association LISBONNE ACCUEIL ne peut l’engager moralement ou financièrement sans l’aval exprès du Président.

ARTICLE 12 – Aucun membre de l’association LISBONNE ACCUEIL n’est autorisé à solliciter des contributions financière de la part des membres. Cette disposition ne concerne pas les appels faits dans le cadre des activités da l’association LISBONNE ACCUEIL avec l’accord exprès du Président.

ARTICLE 13 – En aucun cas LISBONNE ACCUEIL ne pourra être tenu pour responsable si d’éventuels incidents survenaient lors de visites, sorties ou autres activités. Il est donc conseillé à chacun de souscrire une assurance en responsabilité civile pour se couvrir des éventuels accidents ou incidents pouvant survenir lors des activités de LISBONNE ACCUEIL.

ARTICLE 14 – le présent règlement intérieur de LISBONNE ACCUEIL est établi et peut être modifié par le Bureau en fonction des besoins. Toute nouvelle version sera ;
– Adressé à chaque membre de l’association LISBONNE ACCUEIL par message internet dans les huit jours suivant la date de modification.
– Déposé au consulat de Lisbonne dans le même délai.
– Transmis au siège international de la FIAFE.

*  *  *  *  *

LE PRÉSENT RÈGLEMENT DE LISBONNE ACCUEIL A ÉTÉ APPROUVÉ PAR L’ASSEMBLÉ GÉNÉRALE ORDINAIRE DU 29 JANVIER 2018.