Gestion de l’association

Enumération des procurations

RAPPEL DE L’ORDRE DU JOUR :
– Point 1 : élection d’une secrétaire au conseil d’administration
– Point 2 : compte rendu du conseil d’administration
– Point 3 : rapport des activités 2019
– Point 4 : rapport financier et approbation des comptes 2019
– Point 5 : remplacement de la présidente à prévoir
– Point 6 : questions diverses

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Point 1 – Election d’une secrétaire au conseil d’administration

Suite à la démission de Nathalie LIONS qui occupait le poste de secrétaire au sein du conseil d’administration, nous vous proposons l’élection de :
– Elsa MOUHCINE au poste de secrétaire

Vote :
Qui est CONTRE : 0
Qui S’ABSTIENT : 0
Qui est POUR le point 1 : Unanimité (75 votes)

L’élection d’Elsa MOUHCINE au poste secrétaire du conseil d’administration a été votée à l’unanimité.

Le conseil d’administration est composée de :
– Christine JOY : Présidente
– Marlène RIBEIRO : Vice-présidente
– Elsa MOUHCINE : secrétaire
– Marie DIQUERO : trésorière
– Murielle MARLIAC : vogal

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Point 2 – Compte rendu du Conseil d’Administration 2019 (Mme Christine JOY)

Le Conseil d’Administration s’est réuni au moins une fois par trimestre. Grâce aux membres actifs et bénévoles l’association a pu vous proposer de nombreuses et belles activités qui seront détaillées dans le rapport des activités.
– Nous sommes toujours en attente de bonnes idées et de bonnes initiatives.
– Nous avons fait appel à 3 intervenants réguliers extérieurs pour les visites : Claire BAUDOIN, Anna LOUTSENKO et André LAURINS. Deux autres guides sont intervenues : Marie MENDES pour la visite d’EVORA et ses environs et Rossana CRISCI pour la visite d’ALMADA/CACILHAS.
– Le café de rentrée a eu lieu à l’ambassade de France au Portugal où la nouvelle ambassadrice nous a rejoint. 165 inscrits et 120 présents

En 2019 L.A. a organisé deux visites à l’extérieur de Lisbonne :

– Le samedi 1er juin : une journée découverte de MOLEDO grâce à Monique MENELOT. Un déjeuner champêtre dans un jardin fabuleux avait été préparé par un groupe d’habitants du village. Nous avons rencontré quelques problèmes financiers lors de cette organisation : nombreuses défections par rapport aux inscriptions.
Depuis, lorsque nous organisons une sortie importante, nous demandons, lors de l’inscription, un acompte non remboursable afin de couvrir les frais de réservation.
– Le 15/10/2019 : une journée à EVORA en minibus avec Anna et Marie
– Nombre d’adhérents : 142 familles : 142 femmes ; 110 hommes ; 43 enfants. Notre association est multi générationnelle ce qui fait son originalité.
– Christine JOY rédige la newsletter chaque mois et l’envoie par mail.
– Le site internet de l’association est régulièrement mis à jour par Alexia BARRET avec laquelle nous avons conclu un accord pour sa gestion.
– La gestion du site FACEBOOK et les relations avec la FIAFE sont maintenant assurées par Murielle MARLIAC
– Marie DIQUERO assure la gestion financière de l’association et Marlène RIBEIRO répond aux nombreux mails.
– Nous commençons à alimenter la rubrique « bonnes adresses » et si vous pouviez nous communiquer les vôtres, nous pourrions compléter cet espace.
– La cotisation 2019/2020 est toujours de 35€ /famille et de 20€ pour une personne seule (de septembre à septembre). Pour les nouveaux adhérents à partir d’avril, la cotisation est ramenée à 20 €. Le tarif étudiant de 15 € pour les moins de 25 ans.
– Le protocole de partenariat signé en 2017 avec l’association RE-UNIR a cessé.
– Le guide d’accueil est en cours de réfection totale. Le bureau a choisi Alexia BARRET pour la conception et la mise en page. Le fichier PDF de l’ancien guide a été perdu et cela représente un gros travail de réécriture et de relecture.
– Nathalie LIONS ne souhaite plus assumer le rôle de secrétaire au sein du CA et elle a donné sa démission.
– Marie DIQUERO ainsi que le Conseil Fiscal présenteront leur démission lors de la prochaine A.G.O.
– Christine JOY ne souhaite pas renouveler son mandat de présidente et assurera ses fonctions jusqu’à la prochaine AGO.

Une grande partie du bureau devra donc être renouvelée afin que l’association Lisbonne Accueil puisse perdurer et continuer à accueillir à Lisbonne et sa region les nouveaux arrivants.

Questions sur ce point 2 :

– les différentes rémunérations versées aux intervenants sont-elles négociées ?
Toutes les rémunérations sont négociées avant chaque activité.

– La demande nous est faite de bien faire apparaître, sur le site internet, la mention « activité gratuite » lorsque aucune participation financière n’est demandée aux adhérents par la personne qui anime cette activité.

Vote :
Qui est CONTRE : 0
Qui S’ABSTIENT : 0
Qui est POUR le point 2 : unanimité (75 votes)

Le compte-rendu du conseil d’administration a été adopté à l’unanimité.

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Point 3 – Rapport des activités 2019 (Mme Christine JOY)

Grâce aux membres actifs et bénévoles L.A. a pu proposer de nombreuses activités à ses adhérents :

– Les «afterworks» avec Fabienne Patti,
– Les thés gourmands et petits déjeuners avec Agnès JARRY et Murielle MARLIAC,
– La rencontre autour des livres avec Nicole FINES-SCHLUMBERGER et Anne CALVY a fonctionné jusqu’au mois de septembre. Malheureusement nous n’avons pas encore retrouvé de bénévoles pour reprendre cette activité.
– Le yoga avec Julia MARTANE,
– L’atelier d’écriture avec Monique MENELOT,
– Les sorties cinéma avec Nathalie LIONS,
– Quelques ateliers beauté avec Emmanuelle SAILLET,
– Quelques ateliers cuisine avec Vladia ROUX,
– La marche rapide avec Alice BRUDER,
– La conversation en portugais a repris au mois de mai grâce à Marta CANCELA. Les rencontres ont lieu maintenant les mercredi et jeudi.
– L’atelier «échanges de livre et CD” organisé par Véronique BENETEAU et Philippe FOUILLOUX n’a pas fonctionné, ni l’initiation au Poker(faute de participants).
– L’atelier d’art floral n’a pas fonctionné non plus (faute de participants).
– Quelques ateliers de peinture animés par Alice DESERT,
– Ateliers d’aromathérapie avec Anna LOUTSENKO.
– Nous sommes toujours en attente de bonnes idées et de bonnes initiatives, ainsi que de bénévoles pour les mettre en place et les animer.
– Nous avons fait appel à 3 intervenants réguliers extérieurs pour les visites : Claire BAUDOIN, Anna LOUTSENKO et André LAURINS. Deux autres guides sont intervenues : Marie MENDES pour la visite d’EVORA et ses alentours et Rossana CRISCI pour la visite d’ALMADA/CACILHAS.
– Des conférences ont été organisées par Catherine GRUNER, Cécile DE LA RUELLE et Aline VINCENT
– Des expositions ont été organisées par Alice DESERT, Claude CATHRAY et Anne-Laure PILET.
– Diverses activités professionnelles sont proposées par des membres de L.A. : l’origami avec Florence et Josiane, l’atelier d’azulejos avec Agathe, durant les vacances, Véronique propose différents ateliers pour les enfants,
– Des retraites de yoga et surf ont été proposées par Mathilde,
– Des cours de piano sont proposés par Sabine.

MANIFESTATIONS OFFERTES PAR L.A. :

– Le buffet au YORK HOUSE à l’issue de l’AGO le 08/03/2019,
– Le complément d’achats pour le buffet de Moledo du 01/06/2019,
– Le café de rentrée à l’Ambassade le 09/09/2019,
– La location des audioguides pour la visite du Palais de Queluz le 05/10/2019 ainsi que pour la visite du Palais National de Sintra le 02/12/2019,
– Les billets d’entrée à l’église de Sao Francisco d’Evora pour visiter la « Capela dos Ossos » le 15/10/2019,
– Les deux heures supplémentaires payées à la Compagnie d’autocars suite au retard pris pour les visites à EVORA le 15/10/2019,
– La pause-café lors de la visite d’Almada le 9/11/2019.0

Questions sur ce point 3 ? pas de question

Vote :
Qui est CONTRE : 0
Qui S’ABSTIENT : 0
Qui est POUR le point 3 : unanimité ( 75 votes)

Le rapport d’activités est adopté à l’unanimité.

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Point 4 – Rapport financier et approbation des comptes (Mme Marie DIQUERO)

Lecture du rapport financier par Marie DIQUERO.

Intervention de la Présidente du Conseil fiscal : Mme Gisèle PASQUA certifie que les comptes sont sincères et véritables.

Marie Diquero informe les membres de l’association qu’un nouveau guide d’accueil est en cours de préparation. Il ne sera pas édité pour le moment, mais mis sur le site internet pour les nouveaux adhérents.

Création également d’un nouveau logo.

Questions sur ce point 4 ?

– Comment se fait-il que l’association dispose d’un solde positif aussi important ?
La refection du guide et du fichier PDF a été décidé par le bureau afin de diminuer le solde positif.
Une donation de 500€ a été versé à l’association TRAFARIA.
Une autre donation de 500€ sera faite (en cours de réflexion sur le choix de l’association).

– Il a été proposé de garder une année de cotisation en cas de difficulté à venir et de dépenser le reste.

Vote :
Qui est CONTRE : 0
Qui S’ABSTIENT : 0
Qui est POUR le point 4 : Unanimité (75 votes)

Le Rapport financier et l’approbation des comptes ont été approuvés à l’unanimité.

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Point 5 – Remplacement de la présidente à prévoir (Christine JOY)

Christine JOY informe les adhérents de Lisbonne Accueil qu’elle ne désire plus assurer la présidence après 4 ans de travail assidu.
Elle ne veut pas mettre l’association devant le fait accompli et souhaite que parmi les adhérents une personne se manifeste pour assurer ce poste. Il reste moins d’une année pour passer les rênes et permettre à cette personne de constituer son équipe.
Christine Joy remercie les adhérents pour leur confiance et les membres bénévoles pour leur dynamisme.
Grâce à vous tous elle a pu faire de belles rencontres et créer de vrais amitiés.
Pour ce poste, il faut un peu de temps, un peu de courage et beaucoup d’idées!
Pas de vote – simple information.

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Point 6 – Questions diverses

Pas d’autres questions.

Clôture de l’Assemblée Générale Ordinaire de Lisbonne Accueil à 16h00.

Remerciements.

A l’issue de l’Assemblée Générale Ordinaire, le nouveau bureau s’est réuni.

ARTICLE 1 – Le présent Règlement Intérieur a pour objet de définir ou de préciser les règles de fonctionnement de l’association LISBONNE ACCUEIL en conformité avec ses Statuts régulièrement déposés. Il est destiné à tous les membres ainsi qu’à chaque nouvel adhérent lors de leur adhésion. Une copie de ce règlement intérieur est déposée au Consulat de France à Lisbonne et un autre auprès de la FIAFE à Paris.

ARTICLE 2 – Il peut être modifié par l’Assemblée Générale de l’Association, réunie et délibérant dans les conditions statutaires et réglementaires aux propositions du Conseil d’Administration.

ARTICLE 3 – MEMBRES DE L’ASSOCIATION : La définition des différentes catégories de membres, ainsi que de leurs prérogatives et de leurs obligations respectives, figurent dans les Statuts de l’association.

ARTICLE 4 – ADHESION : L’adhésion à l’association se fait chaque année en septembre. Toutefois l’association LISBONNE ACCUEIL peut accueillir à tout moment de nouveaux membres. Ceux-ci devront remplir un bulletin d’adhésion, le transmettre à un membre du Bureau et s’acquitter de sa cotisation.

ARTICLE 5 – COTISATION : Le montant des cotisations est fixé annuellement par l’Assemblée Générale sur proposition du Conseil d’Administration. L’appel des cotisations est fait, par le Trésorier chaque année en septembre. L’exercice débutant le 1er septembre de chaque année pour se terminer le 31 aout de l’année suivante. L’association peut accueillir, à tout moment, de nouveaux membres. La cotisation peut être minorée à partir 1er avril pour l’exercice en cours uniquement. Toute cotisation versée à l’association est définitivement acquise Aucun remboursement ne peut être exigé en cas de démission, d’exclusion ou décès d’un membre en cours d’année.
L’argent des cotisations sert à couvrir :

• Les frais de fonctionnement : frais postaux, fournitures de papeterie et d’informatique.
• Tous frais de déplacements pour la bonne gestion de l’association.
• La cotisation annuelle à la FIAFE et le voyage de notre représentant à l’assemblée générale
  de la FIAFE si décidée par le conseil d’administration de LISBONNE ACCUEIL.
• Offrir le guide d’accueil
• Certaines activités (Noël des enfants, récompenses à un concours, galette des rois, café de
  rentrée, visite de musée, …)

Un tarif spécial étudiant (-25ans) sera mis en place chaque année.

ARTICLE 6 – EXCLUSION : Seuls les cas de non respect des règles établies, attitude portant atteinte à l’association, fautes intentionnelles ou refus du paiement de la cotisation annuelle peuvent déclencher une procédure d’exclusion. Celle-ci doit être prononcée par le Bureau après avoir entendu le membre concerné. Celui-ci peut se faire assister d’un membre de l’association.

ARTICLE 7 – ASSEMBLEE GENERALE : Il et entendu que, la cotisation s’entend pour une famille. En conséquence, la famille ne dispose que d’une voix lors des votes en Assemblées Générales.

ARTICLE 8 – ANTENNE : L’Antenne dépend juridiquement et financièrement de LISBONNE ACCUEIL par contre elle est autonome au niveau de ses activités qu’elle doit soumettre pour approbation chaque mois au conseil d’administration. Les membres de l’Antenne font partie intégrante de LISBONNE ACCUEIL. Le responsable de l’Antenne sera choisi parmi ses membres – sous réserve d’approbation par le conseil d’administration de LISBONNE ACCUEIL. IL assure la coordination des activités de l’Antenne,
sa gestion et la coordination avec LISBONNE ACCUEIL. Pour ce faire il fera partie du Bureau de LISBONNE ACCUEIL.

ARTICLE 9 – ANNUAIRE : La liste des membres est strictement confidentielle. Elle ne peut être vendue ni transmise à des fins commerciales. Néanmoins un annuaire des membres de LISBONNE ACCUEIL est distribué aux membres exclusivement chaque année en octobre et mis à jour mensuellement, si besoin est. L’inscription y est soumise à l’approbation des membres.

ARTICLE 10 – Aucun membre de l’association LISBONNE ACCUEIL ne peut, à quelque titre que ce soit, se prévaloir de son appartenance à l’association pour appuyer ses ambitions personnelles, politiques ou autres.

ARTICLE 11 – Aucun membre de l’association LISBONNE ACCUEIL ne peut l’engager moralement ou financièrement sans l’aval exprès du Président.

ARTICLE 12 – Aucun membre de l’association LISBONNE ACCUEIL n’est autorisé à solliciter des contributions financière de la part des membres. Cette disposition ne concerne pas les appels faits dans le cadre des activités da l’association LISBONNE ACCUEIL avec l’accord exprès du Président.

ARTICLE 13 – En aucun cas LISBONNE ACCUEIL ne pourra être tenu pour responsable si d’éventuels incidents survenaient lors de visites, sorties ou autres activités. Il est donc conseillé à chacun de souscrire une assurance en responsabilité civile pour se couvrir des éventuels accidents ou incidents pouvant survenir lors des activités de LISBONNE ACCUEIL.

ARTICLE 14 – le présent règlement intérieur de LISBONNE ACCUEIL est établi et peut être modifié par le Bureau en fonction des besoins. Toute nouvelle version sera ;
– Adressé à chaque membre de l’association LISBONNE ACCUEIL par message internet dans les huit jours suivant la date de modification.
– Déposé au consulat de Lisbonne dans le même délai.
– Transmis au siège international de la FIAFE.

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LE PRÉSENT RÈGLEMENT DE LISBONNE ACCUEIL A ÉTÉ APPROUVÉ PAR L’ASSEMBLÉ GÉNÉRALE ORDINAIRE DU 29 JANVIER 2018.