Gestion de l’association

Date de l’Assemblée : 8 Mars 2019  |  Heure : 10h  |  Lieu : Hôtel York House – 32, rua das Janelas Verdes, Lisbonne.

Mme Christine JOY, présidente de Lisbonne Accueil remercie Madame Virginie de Malezieux pour son accueil chaleureux et pour avoir autorisé la tenue de l’Assemblée Générale Ordinaire de LISBONNE ACCUEIL dans les locaux de ce splendide hôtel.

L’Assemblée Générale Ordinaire de Lisbonne Accueil peut donc commencer car nous avons le quorum :
94 familles inscrites, 1 voix par famille, 51% nécessaire pour la tenue de L’AGO soit : 47 personnes
27 familles présentes dans la salle + 26 procurations soit : 53 personnes qui peuvent voter.

ENUMÉRATION DES PROCURATIONS

Point 1 – Election d’une secrétaire à la table de l’Assemblée 

Suite au départ de Carole MAC VEIGH qui occupait le poste de secrétaire à la table de l’assemblée, nous vous proposons l’élection de : Pascale AMIOT au poste de secrétaire de la table.

Vote :
Qui est CONTRE : 0
Qui S’ABSTIENT : 0
Qui est POUR : Unanimité (53 votes)
L’élection de Pascale AMIOT au poste secrétaire de la table de l’assemblée a été votée à l’unanimité.

La table de l’assemblée est composée de :

• Jocelyne FOUGAIROLLE : Présidente
• Françoise BONNE : Vice-présidente
• Pascale AMIOT : secrétaire

En l’absence de Pascale AMIOT qui a dû rentrer en France, Emmanuelle SAILLET assurera le poste de secrétaire de cette table de l’assemblée. 

Intervention de Mme Jocelyne FOUGAIROLLE – points abordés : 

• Remerciements
• L’ensemble des membres de Lisbonne Accueil, à jour de leur cotisation, ont été convoqués par mail le 15 février 2019 à l’Assemblée Générale Ordinaire. A la convocation était joint : le compte de trésorerie, le rapport du CA, le rapport d’activité et une procuration.

Rappel de l’ordre du jour :

1 – élection d’une secrétaire à la table de l’Assemblée ;
2 – compte rendu du Conseil d’Administration pour 2018 ;
3 – rapport des activités pour 2018 ;
4 – rapport financier et approbation des comptes pour 2018 ;
5 – élection de 4 membres au Conseil d’Administration ;
6 – élection de 2 membres au Conseil Fiscal ;
7 – changement d’adresse du siège de l’association ; 
8 – questions diverses. 

Point 2 – Compte rendu du Conseil d’Administration 2018 (Mme Christine JOY)

• Le Conseil d’Administration s’est réuni une fois par trimestre
• Grâce aux membres actifs bénévoles l’association a pu proposer de nombreuses activités : Fabienne PATTI organisait les « afterworks » et les petits déjeuners, elle a été remplacée suite à son départ du Portugal par Agnès JARRY et Chantal BEGORRE, Nicole FINES-SCHLUMBERGER et Anne CALVY s’occupent de la rencontre autour des livres, Julia MARTANE du yoga. Suite au départ de Christine Mille l’atelier cuisine a été repris par Vladia ROUX, Michel SINTES pour les conférences, Ana et Fernanda pour les conversations en portugais…

Remarque : Si quelqu’un a connaissance d’un(e) intervenant(e), merci de faire suivre l’information

• Malheureusement ces deux personnes ne peuvent plus assurer cet atelier et nous sommes à la recherche de bénévoles qui parlent couramment portugais. Depuis le mois de septembre 2018, de nouveaux membres bénévoles organisent des activités : Alice BRUDER pour la marche rapide, Nathalie LIONS-TARTARY pour le cinéma à Lisbonne, Monique MENELOT pour l’atelier d’écriture. Nous sommes toujours en attente de bonnes idées et de bonnes initiatives. Nous avons fait appel à 3 intervenants extérieurs pour les visites : Claire BAUDOIN, ANNA LOUTZENKO et André LAURINS.

Depuis Janvier, Véronique BENETEAU organise une fois par mois une nouvelle activité, l’échange de livres et DVD à Chérie Paloma, le but est de faire circuler les livres et les DVD, le prochain échange a lieu le 18 Mars de 10h à 12h.

• Nombre d’adhérents 94 familles dont 7 de Setúbal : 94 femmes ; 75 hommes ; 35 enfants.  Association multi générationnelle ce qui fait son originalité. 204 membres dont 13 de Setúbal.
• Envoi de la newsletter chaque mois par mail. 
• Site internet de l’association a été mis à jour par Adrien PAYET et Alexia BARRET avec laquelle nous avons conclu un accord pour la gestion du site au quotidien. Nous commençons à alimenter la rubrique « bonnes adresses » et si vous pouviez nous communiquer les vôtres nous pourrions alimenter cet espace.
• La cotisation 2018/2019 est toujours de 35 € / famille, de septembre à septembre. Pour les nouveaux adhérents à partir d’avril, la cotisation est ramenée à 20 €. Tarif étudiants de 15 € pour les moins de 25 ans.
• Le protocole de partenariat signé en 2017 avec l’association RE-UNIR continue tant que l’association perdure.
• 3 personnes du Conseil d’Administration ont donné leur démission : Mme Iléana INGELSMAN, Mr André MARLET (pour convenance personnelle) et Mr Raymond PACAUT (pour raison de santé)
• 2 personnes du Conseil Fiscal ont donné leur démission : Jean MERLIER et Fabienne CARIDROIT
• La secrétaire de la table d’assemblée : Carole MAC VEIGH ne fait plus partie de l’association. 

Questions sur ce point 2 ? Néant.

Vote :
Qui est CONTRE : 0
Qui S’ABSTIENT : 0
Qui est POUR le point 2 ? Unanimité (53 votes)
Le compte-rendu du conseil d’administration a été adopté à l’unanimité.

Point 3 – Rapport des activités 2018 (Mme Christine JOY)

• Galettes des rois en janvier
• Soirée raclette en février
• Continuité des activités sportives avec Julia, Alice et Sylvia
• Continuité des petits déjeuners mensuels sur Lisbonne et Parede
• Poursuite de l’atelier cuisine avec Vladia
• Plus d’activités culturelles cette année avec 3 nouveaux intervenants : Claire BAUDOIN, guide national, Anna LOUTZENKO et André LAURINS
• Exposition Kennedy en Juin avec un afterwork offert par Lisbonne Accueil
• Une nouvelle activité « cinéma » sur Lisbonne avec Nathalie
• Des activités ponctuelles gratuites comme « l’atelier Beauté »
• Juillet-Août : vacances. 
• Reprise en septembre avec le café de la rentrée à l’Ambassade (110 personnes présentes).
• Visite de la fondation Champalimaud
• Les conversations en portugais se sont arrêtées en juin. Nous sommes à la recherche de personnes bénévoles pour assurer la continuité de cette activité.
• Création de nouvelles activités : atelier écriture avec Monique MENELOT, « échange de livres » avec Véronique BENETEAU, « échange de DVD avec Philippe FOUILLOUX.
• Divers membres de Lisbonne Accueil proposent des activités à l’année pour les enfants et les adultes.
• Activités offertes aux membres de Lisbonne Accueil : afterwork à l’hôtel « le Consulat » à Lisbonne, la galette des rois, la « ginjinha » lors d’une visite : soit 1380€ de dépenses sur 3500€ de cotisation ce qui représente 29% de la cotisation.

Questions sur ce point 3 ?

Une demande concernant la fondation Champalimaud, à savoir en quoi consiste cette fondation. Réponse de Françoise : il s’agit d’une fondation qui finance un centre de recherches sur le cancer, c’est aussi un centre de soins.  Certification en cours pour les problèmes d’yeux.

Bâtiment construit par un architecte indien. A l’intérieur un magnifique jardin tropical a été réalisé pour les patients qui font des courts séjours. Possibilité de visiter et de s’y restaurer.

Extension en cours de construction pour la recherche sur le cancer du Pancréas.

Vote :
Qui est CONTRE sur ce qui a été dit au point 3 ? 0
Qui S’ABSTIENT sur ce qui a été dit au point 3 ? 0
Qui est POUR le point 3 ? Unanimité (53 votes)
Le rapport d’activités est adopté à l’unanimité.

Point 4 – Rapport financier et approbation des comptes (Mme Gisèle PASQUA)

• Intervention de la Présidente du Conseil fiscal : Mme Gisèle PASQUA qui certifie que les comptes sont sincères et véritables.
• En l’absence de Marie DIQUERO, elle présente les comptes de LISBONNE ACCUEIL (voir rapport financier joint).

Questions sur ce point 4 ?

Question de François Pillot : Qu’envisagez vous de faire avec le report à nouveau de 7000€ ?
Réponse de Christine : Offrir aux adhérents des sorties gratuites, ou Afterwork … A définir …, de plus, le stock de livrets offerts aux nouveaux adhérents arrive à sa fin, peut-être faudra-t-il le renouveler (dépense à envisager).

Question d’Evelyne Coppee : Je suis nouvelle inscrite et me demande pourquoi la cotisation annuelle à Lisbonne Accueil est la même pour une personne seule et une famille ?
Réponse de Christine : L’association s’est posée la question, nous allons réfléchir à cette question lors du prochain conseil d’administration.

Vote :
Qui est CONTRE : 0
Qui S’ABSTIENT : 0
Qui est POUR le point 4 ? Unanimité (53 votes)
Le Rapport financier et l’approbation des comptes ont été approuvés à l’unanimité.

Point 5 – Election de 4 membres bénévoles au Conseil d’Administration 

• 3 démissions au Conseil d’Administration : Iléana INGELSMAN, André MARLET et Raymond PACAUT
• Remerciements à Iléana INGELSMAN qui s’est bien investie pendant 3 ans
• Election de 3 nouveaux membres bénévoles au Conseil d’Administration : 
  • Vice-Présidente : Marléna VERISSIMO RIBEIRO
  • Secrétaire : Nathalie LIONS-TARTARY
  • Vogal (rôle : remplacer n’importe quel poste) : Murielle MARLIAC
• Renouvellement du poste de présidente pour 2 ans de Christine JOY

Questions sur ce point 5 ? Aucune.

Vote :
Qui est CONTRE : 0
Qui S’ABSTIENT : 0
Qui est POUR le point 5 ? Unanimité (53 votes).
L’élection de trois nouveaux membres au Conseil d’Administration pour une période de 2 ans a été approuvée à l’unanimité
Le renouvellement pour une période de 2 ans du mandat de la Présidente a été approuvé à l’unanimité.

NOUVELLE COMPOSITION DU CONSEIL D’ADMINISTRATION :

Présidente : Christine JOY
Vice-Présidente : Marléna VERISSIMO RIBEIRO
Trésorière : Marie DIQUERO
Secrétaire : Nathalie LYONS-TARTARY
Vogal : Murielle MARLIAC

Point 6 – Election de 2 membres du Conseil Fiscal

Le rôle du Conseil Fiscal est de contrôler la bonne gestion et la trésorerie de l’association.

• Démission de 2 membres du Conseil Fiscal : Mr Jean MERLIER et Mme Fabienne CARIDROIT
• Nous vous proposons l’élection de 2 nouveaux membres au Conseil Fiscal (totalement indépendants du Conseil d’Administration) : Claudie ANTUNES et  Michel SINTES

Questions sur ce point 6 ? Aucune.

Vote :
Qui est CONTRE : 0
Qui S’ABSTIENT : 0
Qui est POUR le point 6 ? Unanimité (53 votes).
L’élection du conseil fiscal est approuvée à l’unanimité.

Point 7 – Changement d’adresse du siège de l’association

Jusqu’à présent Lisbonne Accueil était domiciliée à L’ambassade de France à Lisbonne.

Suite à la demande de Monsieur l’Ambassadeur, le conseil d’administration décide que l’adresse du siège de Lisbonne Accueil sera celle du Président ou de la Présidente en fonction.

Lors du changement de Président, l’adresse du siège de l’association sera automatiquement transférée à l’adresse du nouveau président qui devra en informer les différentes instances.

Questions sur ce point 7 ? Aucune.

Vote :
Qui est CONTRE : 0
Qui S’ABSTIENT : 0
Qui est POUR le point 7 ? Unanimité (53 votes).
Le changement d’adresse de l’association est approuvé à l’unanimité.

Point 8 – Questions diverses

1. Suggestion de François Pillot : Un livret d’accueil est offert à chaque nouvel adhérent, serait-il possible d’acheter un exemplaire par la suite avec la nouvelle édition, si celle-ci est ré-éditée.
2. Certains nouveaux membres de l’assemblée disent ne pas l’avoir reçu ?
   Réponse de Christine : L’inscription a dû être faite en ligne et de ce fait, pas de possibilité de remise en présentiel. Christine a donné lors de l’AG les exemplaires manquants.
3. Suggestion d’imprimerie si le livret devait être refait : imprimerie « centre handicapé de Cercica »
4. Idée de Martine Guerin : Relance des cours de Portugais pour les débutants. Cf Academia Estrela gérée par la Camara.
   Réponse d’Agnès : Faire la demande à la guide des visites du musée des Arts antiques si elle est disponible.
5. Suggestion de Catherine Debyser : Organiser un échange de savoir, de Troc au sein de l’association. Mise en commun de savoir et de services.
   Réponse de Christine :  Qui pourrait s’en occuper ? Comment le faire fonctionner ? Je vais poser la question à Alexia si elle peut l’intégrer sur notre site internet. Evelyne, explique le principe de doodle avec liste des participants et liste de ceux qui proposent. Philippe Malerne propose une boîte aux lettres simple et physique, trop difficile à mettre en place et à gérer.
6. Suggestion de la création d’un club informatique, avec un coût pour les utilisateurs.
   Réponse de Christine : Demande à Alexia si elle connait.

Clôture de l’Assemblée Générale Ordinaire de Lisbonne Accueil à 11h42.

Remerciements.

Les membres se sont réunis autour d’un buffet offert par Lisbonne Accueil.

ARTICLE 1 – Le présent Règlement Intérieur a pour objet de définir ou de préciser les règles de fonctionnement de l’association LISBONNE ACCUEIL en conformité avec ses Statuts régulièrement déposés. Il est destiné à tous les membres ainsi qu’à chaque nouvel adhérent lors de leur adhésion. Une copie de ce règlement intérieur est déposée au Consulat de France à Lisbonne et un autre auprès de la FIAFE à Paris.

ARTICLE 2 – Il peut être modifié par l’Assemblée Générale de l’Association, réunie et délibérant dans les conditions statutaires et réglementaires aux propositions du Conseil d’Administration.

ARTICLE 3 – MEMBRES DE L’ASSOCIATION : La définition des différentes catégories de membres, ainsi que de leurs prérogatives et de leurs obligations respectives, figurent dans les Statuts de l’association.

ARTICLE 4 – ADHESION : L’adhésion à l’association se fait chaque année en septembre. Toutefois l’association LISBONNE ACCUEIL peut accueillir à tout moment de nouveaux membres. Ceux-ci devront remplir un bulletin d’adhésion, le transmettre à un membre du Bureau et s’acquitter de sa cotisation.

ARTICLE 5 – COTISATION : Le montant des cotisations est fixé annuellement par l’Assemblée Générale sur proposition du Conseil d’Administration. L’appel des cotisations est fait, par le Trésorier chaque année en septembre. L’exercice débutant le 1er septembre de chaque année pour se terminer le 31 aout de l’année suivante. L’association peut accueillir, à tout moment, de nouveaux membres. La cotisation peut être minorée à partir 1er avril pour l’exercice en cours uniquement. Toute cotisation versée à l’association est définitivement acquise Aucun remboursement ne peut être exigé en cas de démission, d’exclusion ou décès d’un membre en cours d’année.
L’argent des cotisations sert à couvrir :

• Les frais de fonctionnement : frais postaux, fournitures de papeterie et d’informatique.
• Tous frais de déplacements pour la bonne gestion de l’association.
• La cotisation annuelle à la FIAFE et le voyage de notre représentant à l’assemblée générale
  de la FIAFE si décidée par le conseil d’administration de LISBONNE ACCUEIL.
• Offrir le guide d’accueil
• Certaines activités (Noël des enfants, récompenses à un concours, galette des rois, café de
  rentrée, visite de musée, …)

Un tarif spécial étudiant (-25ans) sera mis en place chaque année.

ARTICLE 6 – EXCLUSION : Seuls les cas de non respect des règles établies, attitude portant atteinte à l’association, fautes intentionnelles ou refus du paiement de la cotisation annuelle peuvent déclencher une procédure d’exclusion. Celle-ci doit être prononcée par le Bureau après avoir entendu le membre concerné. Celui-ci peut se faire assister d’un membre de l’association.

ARTICLE 7 – ASSEMBLEE GENERALE : Il et entendu que, la cotisation s’entend pour une famille. En conséquence, la famille ne dispose que d’une voix lors des votes en Assemblées Générales.

ARTICLE 8 – ANTENNE : L’Antenne dépend juridiquement et financièrement de LISBONNE ACCUEIL par contre elle est autonome au niveau de ses activités qu’elle doit soumettre pour approbation chaque mois au conseil d’administration. Les membres de l’Antenne font partie intégrante de LISBONNE ACCUEIL. Le responsable de l’Antenne sera choisi parmi ses membres – sous réserve d’approbation par le conseil d’administration de LISBONNE ACCUEIL. IL assure la coordination des activités de l’Antenne,
sa gestion et la coordination avec LISBONNE ACCUEIL. Pour ce faire il fera partie du Bureau de LISBONNE ACCUEIL.

ARTICLE 9 – ANNUAIRE : La liste des membres est strictement confidentielle. Elle ne peut être vendue ni transmise à des fins commerciales. Néanmoins un annuaire des membres de LISBONNE ACCUEIL est distribué aux membres exclusivement chaque année en octobre et mis à jour mensuellement, si besoin est. L’inscription y est soumise à l’approbation des membres.

ARTICLE 10 – Aucun membre de l’association LISBONNE ACCUEIL ne peut, à quelque titre que ce soit, se prévaloir de son appartenance à l’association pour appuyer ses ambitions personnelles, politiques ou autres.

ARTICLE 11 – Aucun membre de l’association LISBONNE ACCUEIL ne peut l’engager moralement ou financièrement sans l’aval exprès du Président.

ARTICLE 12 – Aucun membre de l’association LISBONNE ACCUEIL n’est autorisé à solliciter des contributions financière de la part des membres. Cette disposition ne concerne pas les appels faits dans le cadre des activités da l’association LISBONNE ACCUEIL avec l’accord exprès du Président.

ARTICLE 13 – En aucun cas LISBONNE ACCUEIL ne pourra être tenu pour responsable si d’éventuels incidents survenaient lors de visites, sorties ou autres activités. Il est donc conseillé à chacun de souscrire une assurance en responsabilité civile pour se couvrir des éventuels accidents ou incidents pouvant survenir lors des activités de LISBONNE ACCUEIL.

ARTICLE 14 – le présent règlement intérieur de LISBONNE ACCUEIL est établi et peut être modifié par le Bureau en fonction des besoins. Toute nouvelle version sera ;
– Adressé à chaque membre de l’association LISBONNE ACCUEIL par message internet dans les huit jours suivant la date de modification.
– Déposé au consulat de Lisbonne dans le même délai.
– Transmis au siège international de la FIAFE.

*  *  *  *  *

LE PRÉSENT RÈGLEMENT DE LISBONNE ACCUEIL A ÉTÉ APPROUVÉ PAR L’ASSEMBLÉ GÉNÉRALE ORDINAIRE DU 29 JANVIER 2018.